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如何做好项目管理系统实施准备工作

2021-02-26

1、成立专项组

项目管理系统由前期的调研,到选择,以及实施,再到后期维护,是一个大工程,需要有专门的人员或则小组来负责;这专项小组成员要熟悉各部门流程,同时还要善于沟通协调,如果懂得计算机技术就更好了,最后,当专项组成立之后,负责人谁来做呢?鉴于其它成功部署的企业经验,这个负责人最好是“一把手”——企业决策人,因为决策者的威望,会鼓励专项组成员工作更加全力以赴,同时方便专项组快速推进工作,为后期的软件成功部署打下坚实基础。

提供更加科学的管理系统很重要,但是企业自身的内部调研更加重要,这确保了系统与企业的贴合。

2、员工思想会

专项组的工作推进需要全体员工的配合,必须通过会议告知各部门经理或者全体员工,来体现决策者对这件事情的重视,以便员工更好的配合。专项组成立之后,会对企业各部门的工作流程调研了,这个调研涉及到整个企业,需要众多人员配合,所以进度上可能会出现拖延,也只有通过会议明确了上层的重视度,大家才会更好的配合,确保专项组工作的推进。

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员工思想会上也要明确系统上了之后对企业和员工个人的好处,以便于员工对于系统的使用在心理上的认可,为后期系统的实施起到帮助作用。

3、明确企业流程

项目管理系统是辅助工具,可以帮助企业将流程规范化,但是,不适合应用在流程不规范的项目型企业,所以专项组必须调研确定各部门业务流程;同时,还要将企业整体业务流程部图画出来,方便后期与系统功能的对比,以确保选择的系统能够尽可能的贴合企业需求。

再就是各部门员工岗位工作流程的具体化,这个调研过程涉及到具体员工的工作流程,部门经理比较熟悉,要多借鉴各部门经理的意见,以便调研更加快速推进。

4、业务流程的优化

当企业各部门的业务流程和岗位工作流程调研好之后,专项组要本着提高工作效率、权责分明的原则,结合各部门领导人和员工的建议,将企业的业务流程和岗位工作流程进行优化,由企业决策人最终确定业务流程和岗位工作流程;到了这里,项目型管理系统实施前期,企业的准备就已经很充分了。