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项目管理系统的含义

2021-02-22

项目管理信息系统(project management information system,PMIS)是计算机辅助项目管理的工具,为项目目标的实现提供了强有力的帮助。

项目管理信息系统能够帮助进行费用估算,并收集相关信息来计算挣得值和绘制S曲线,能够进行复杂的时间和资源调度,还能够帮助进行风险分析和形成适宜的不可预见费用计划等等。例如,项目计划图表(PERT图、甘特图)的绘制,项目关键路径的计算、项目成本的核算、项目计划的调整、资源平衡计划的制定与调整以及动态控制等都可以借助于项目管理信息系统。

项目管理信息系统中采用的方法即项目管理的方法,主要是运用动态控制原理,对项目管理的投资、进度和质量方面的实际值与计划值相比较,找出偏差,分析原因,采取措施,从而达到控制效果。因此,项目管理信息系统主要包括项目投资控制、进度控制、质量控制、合同管理和系统维护等功能模块。

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项目管理信息系统的基本结构包括系统的范围、外部基本结构与处理流程及内部基本结构与处理流程3部分。项目管理信息系统的范围与外部处理流程实质上是项目生命周期在信息管理过程中的逻辑展开,项目管理信息系统的内部基本结构与处理流程是项目管理职能在信息处理过程中的客观反映。项目管理信息系统的性能、效率和作用首先不取决于系统的内部结构与功能,而取决于系统的外部接口结构与环境,这是项目管理信息系统区别于企业管理信息系统的特点与规律。

1、项目管理信息系统的范围与外部处理流程规划

正确规划项目管理信息系统的外部结构与功能,首先必须正确建立项目信息源的总体结构与处理流程。例如,一个较大型建设项目的信息管理范围涵盖了项目业主、 规划设计单位、勘察设计单位、技经设计单位、主管部门(规划、建设、土地、计划、环保、质监、金融、工商等)、施工单位、设备制造与供应商、材料供应商、 调试单位、监理单位等众多项目参与方(信息源),每个项目参与方即是项目信息的供方(源头),也是项目信息的需方(用户),每个项目参与方由于其在项目生 命周期中所处的阶段与工作不同,相应的项目管理信息系统的结构和功能会有所不同。

对于投资业主,必须在项目概念阶段对项目管理信息系统的内部信息处理流程和外部信息供需关系进行战略规划与设计。对于外部信息需求,必须在招标文件中向所 有供应商明确指明本项目信息系统拟采用的网络平台、数据库平台、安全控制平台等系统特性;对于项目管理中常用的工具软件、如项目计划编制软件、财务软件、 进度控制软件、图纸档案管理软件等,必须明确指明业主拟采购的厂商、版本号及数据接口。必须在全部采购开始之前,按照标准化要求统一和规范项目管理信息系 统外部处理流程,业主项目管理信息系统的范围与外部处理流程规划设计报告必须作为全部采购招标文件的重要附件和当然标的。

2、项目管理信息系统的内部基本结构与处理流程规划

(1)项目管理信息系统的内部结构

大型建设项目管理信息系统从内部功能上一般包括项目进度信息、造价信息、质量信息、安全信息、合同信息、财务信息、物料信息、图(纸文)档信息、办公与决 策信息等9大管理系统和管理功能;但处于不同项目生命周期阶段的信息系统,其核心功能和目标会有所侧重和区别。如对于规划阶段的项目设计管理信息系统,图 档处理是系统的核心功能;对于实施阶段的业主项目管理信息系统,项目进度、质量和造价三大控制信息的一体化集成处理是系统的主要目标;对于实施阶段的项目 监理信息系统,质量信息的实时采集与监控是系统的核心目标等等。

(2)项目管理信息系统的处理流程规划

由于系统的结构与功能目标的差异,不同项目生命周期的项目管理信息系统的内部处理流程也有所不同。一般来讲,项目业主管理信息系统内部处理流程的规划设计原则是:施工机具需求计划等项目资源计划,作为项目管理控制的基本预期目标。以实际进度、实际财务数据为依据,动态产生实际的人力、资金、物料、机具等资 源支出消耗数据,并自动与指导性目标数据相比较,为后续的合同结算、成本控制提供动态、实时的信息和依据。

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物料需求计划的编码与采购合同的编码必须一一对应;项目财务信息管理系统的科目设置与概预算项目划分编码一一对应;采购合同编码与概预算编码及财 务科目编码在联结点上必须一一对应。从而合同的财务支付数据可以按时间自动实现月度、季度、年度的资金需求汇总,也可以按项目进行自动汇总并与指导性的概 预算资源计划目标进行动态对比分析,产生动态的资金需求与费用分析报告。

质量验评项目范围与图纸档案的立卷编码和文件包编码一一对应;质量管理部门的验评数据自动汇总成分段工程、分部工程、分项工程和单位工程验收文档,并与图纸档案管理系统数据共享,自动立卷归档,形成数字化项目技术档案。